De las dos funciones (gestión de las compras, gestión de inventarios) vamos a hacer un estudio detenido de la gestión de inventarios, también llamada gestión de stocks; más en concreto de la manera de determinar la cantidad de existencias necesarias para mantener la producción. El tema es muy importante: las existencias son fuente de numerosos costes. La empresa que logre reducir estos costes sin afectar al ritmo de la producción logra una ventaja competitiva importantísima. La clave del problema es cómo lograr hacer mínimos los costes de aprovisionamiento evitando las rupturas de stocks que interrumpen el proceso productivo.

Principales costes que generan las existencias:

• Costes operativos: se incluyen tanto los costes de materiales como de personal.
• Costes de administración: engloban todos los costes que genera la administración de los inventarios (salarios, software de gestión de almacén, equipos informáticos, material de oficina...).
• Coste del espacio físico en el que se sitúan los stocks (construcción y terrenos).
• Costes financieros y de oportunidad: el tener las mercancías almacenadas implica el demorar el rendimiento que se va a obtener por el dinero pagado por las mismas.

Otras variables a tener en cuenta:

En ocasiones la empresa debe tener en cuenta otras variables además de las dos mencionadas. Esto es, además de intentar minimizar los costes sin poner en peligro el ritmo de la producción pueden darse otras causas que aconsejen mantener las mercancías almacenadas. Las principales son:

• Descuentos por volumen de pedido

En ocasiones los rappels o descuentos por volumen de pedido son de tal magnitud que compensan los gastos de almacenamiento.

• Los costes de pedido

En numerosas ocasiones los costes de transporte son fijos, esto es, cada pedido tiene una tarifa determinada con independencia del volumen que se transporte. Si el ahorro en los costes de pedido supera al gasto de almacén puede compensar tener ciertas mercancías almacenadas.