La implantación de una intranet requiere de la creación de una estructura segura, potente y flexible, adaptada específicamente a la empresa y a sus necesidades.

No existe una intranet tipo, sin embargo, las funciones que toda intranet debe cubrir son las derivadas de la captación, del proceso y del almacenamiento de la información.

Img4. Ilustración del autor

Los elementos que caracterizan una intranet son:

• acceso autentificado.- el primer requisito de una intranet es la restricción en cuanto a los usuarios. La seguridad en el acceso a la información y el control de los cambios realizados sólo es posible con una identificación única y privada. Cada usuario dispondrá de un nombre y de una contraseña o password, otorgada por el sistema o elegida por el usuario y validada por el sistema.

Img5. Imagen del autor

Img6.Servicio de mantenimiento flickrcc

• disponibilidad.- una intranet está concebida como una herramienta de trabajo, por lo que debe asegurarse la máxima disponibilidad. El mantenimiento será responsabilidad de un técnico que puede formar parte de la empresa o ser un servicio contratado a terceros. En ambos casos la respuesta ante un problema debe ser inmediata, un paro del sistema conlleva un paro en la empresa.

• gestión documental.- cada usuario de la intranet accede a la documentación, previa autorización por parte del administrador del sistema. Las operaciones pueden ser de consulta o modificación de datos. El sistema debe asegurar que el control de cambios es realizado continuamente y que queda adecuadamente registrado.

• almacenamiento de la información.- con la implantación de una intranet se consigue que toda la información quede almacenada con la seguridad requerida. Una de las funciones básicas de una intranet es realizar periódicamente copias de seguridad del sistema. Éstas permiten registrar el historial de cambios y recuperar cualquier estado anterior del sistema.